Proč potřebujete archiv pošty Outlook

Tuto otázku často položili nezkušení uživatelé, zatímco zbytek tuto funkci aktivně používal. Tak proč?

Archivace se používá při práci s písmeny e -naříznutím nebo s externí jednotkou.

Co dává archivace:

• S tím můžete snadno uložit dopisy před poštou a poté se k nim vrátit, pokud existují důvody;
• Tato metoda se často používá při přeinstalování PC systému, aby neztratila důležitá data;
• pro přenos zpráv na externí médium;
• při používání několika zařízení nebo při výměně jednoho druhou.

Chcete-li vytvořit archiv z e-mailu, existuje několik způsobů, jak jsou vybrány v závislosti na účtu samotného e-mailu.

Majitel účtu má vždy přístup ke složce s názvem „Archiv“, často se jedná o standardní složku spolu se stejnými dalšími funkcemi: „příchozí“, „odesláno“; "Dálkový".

Při používání takových účtů jako Pop a IMAP můžete vytvořit složku s názvem „Archiv“ nebo použít pro tyto účely existující. Ale v Microsoft 365 a Exchange to není nemožné to udělat.

Jak správně archivovat písmena na Outlook Mail

Při použití tlačítka „Archiv“ se velikost poštovní schránky nesnížit. Pokud je to však nezbytné pro archivaci, pak stojí za to použít archiv serveru v Microsoft 365 pro podniky nebo ruční archivaci ručně.

Samozřejmě existuje vždy limit prostoru podle firemního e -nařízeného a pro ukládání písmen obdrží uživatel svůj vlastní paměťový limit. S aktivním využitím této služby budete dříve nebo později muset uvolnit prostor, abyste mohli přijímat nové dopisy.

A zde bude možné je všechny odstranit, nebo se někam přesunout pro skladování (místní disk). A pro takové úložiště budou muset archivovat. Kromě toho, abyste vyčistili poštovní schránku, budete muset strávit spoustu času odstraněním každého dopisu samostatně. A vyčistit vše pomocí jednoho rychlého pohybu, nejprve musíte vytvořit archiv. Zároveň však mohou často důležité údaje také spadnout „pod distribucí“. Při vytváření archivu můžete nastavit parametry se zaměřením na to, který bude uchovávat archiv písmen.

Nastavení archivace v aplikaci Outlook

Nejprve si musíte vybrat písmena, která musí být archiv. Ve skupině s názvem „DELETE“ existuje tlačítko „Archiv“. Pro tuto funkci může klíč backspace také použít (s jeho pomocí je snadné vybrat několik příspěvků k vytvoření archivu najednou).

DŮLEŽITÉ. Microsoft 365, Exchange, Exchange Online a Outlook účty.Com již má složku s názvem Archiv. Pokud nejsou viditelné, musíte jít opačně: soubor - účet kanceláře - aktualizace - aktualizace - aktualizace - aktualizace.

Zprávy budou přeneseny do složky „Archiv“. A s jakoukoli chybou můžete vždy jít do nového archivu a přesunout písmena zpět do požadované složky.

POZORNOST. Tlačítko „Archiv“ se zobrazí v Outlook 2016, Outlook 2019 a Outlook pro Microsoft 365. Ve všech verzích, které vyšly dříve, není takové tlačítko.

V Outlooku je další zajímavá možnost: Archivace pomocí klávesnice.

Lze jej použít, když potřebujete archivovat malý počet zpráv a zvýraznit je, stačí stisknout tlačítko Backspace.

DŮLEŽITÉ. Když je zpráva otevřena pomocí samostatného okna, a to nejen pro čtení, archivace nedojde. Chcete -li to provést, zavřete zprávu a otevřete ji v oblasti čtení a pouze v tomto případě stiskněte Backspace. S otevřeným oknem budete muset stisknout tlačítko „Archiv“ přímo z pásky.

Tato metoda se často používá k uvolnění místa v poštovní schránce. Musíte však správně uspořádat dopisy, abyste neztratili důležitá data.

Jak archivovat písmena v Outlook Mail

Krok -by -krok pokyny pro archivační písmena:

• První věc, kterou musíte udělat, je otevřít program Outlook;
• V okně exportu vyberte datový soubor Outlook;
• zvýrazněte písmena, která musí být archivována pomocí zaškrtnutí. Poté stiskněte tlačítko „Archiv“;
• Systém nabídne metodu archivace a uživatel si vybere ten, který mu nejvíce vyhovuje;
• Musíte označit datum vytvoření archivu.

Samozřejmě po archivaci jsou všechna písmena a data, která jsou v nich, k dispozici pro prohlížení nebo čtení. Archivy navíc nemají datum vypršení platnosti, takže zůstanou u uživatele, pokud bude nutné.

Taková změkčená písmena lze vždy rychle najít v sekci „All Mail“. Zprávy od jednoho odesílatele v archivu jsou také připojeny k řetězci, což výrazně zjednodušuje vyhledávání a použití pošty.

Vytváření archivu v e -mailu je velmi jednoduché ručně. Vše, co je potřeba, je kliknout na bod „Uložit“. A poté můžete vždy rychle a jen najít zprávu, která je nezbytná. A i když se rozdělení počítače, vždy existovat rychlý přístup k důležitým informacím. Je však důležité, aby byl tento archiv přenesen na externí médium nebo na pevný disk s nainstalovaným systémem.

Pro ruční archivaci v Outlook 2016 musíte podniknout několik jednoduchých kroků:

• Vyberte položku „Soubor“;
• pak „Informace - Nástroje - Odstranit staré prvky“;
• Vyberte parametry „Archivovat tuto složku a investované soubory“;
• Nastavte datum (dříve vytvořené archivní prvky).
• Po všech provedených akcích klikněte na OK.

Napište komentáře o tom, jaké otázky jste měli během archivace a jak obtížné bylo vytvořit první archiv. A jaká data by měla být archivována a která.